数据有效性怎么设置(Excel必备基础)

例1 让指定单元格中输入数据满足特定条件

在编辑工作表的过程中,通常会遇到某些单元格中只允许输入特定值这种情况(不满足条件时提示错误信息),如只允许输入介于某两个整数之间的数据、只允许输入小数等。这种限制性条件的设置,可以使用“数据有效性”这一功能来实现,具体操作方法如下。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域,单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,如图1所示。

Excel必备基础:9个实例学透数据有效性设置(上)

图1

②打开“数据有效性”对话框,选中“设置”选项卡,在“允许”框下拉列表中选择“整数”选项,在“数据”框下拉列表中选择“介于”选项,将“最小值”设置为“1”,最大值设置为“1000”,如图2所示。

③单击“确定”按钮,回到文档编辑状态,当在选定单元格中输入1-1000之外的整数、任意小数或文字时,则会弹出警告信息,如图3所示。

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图2

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图3

提示:在“允许”下拉菜单中还有小数、日期、时间等几个选项,这几个选项的设置与本设置方法相同,只要根据实际需要进行选择即可。

例2 输入不满足条件的数据时弹出提示信息

设置了特定单元格的数据有效性之后,如果输入的数据不在所设置的有效性范围之内,程序则会弹出默认的错误提示信息。对于这一错误提示信息的内容是可以自定义的,其定义方法如下。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域,单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

②在“设置”选项卡下,设置好数据的有效性。然后切换到“出错警告”选项卡下,可以重新设置警告样式,在“标题”框中输入标题,在“错误信息”框中输入关于数据有效性的具体设置信息,如图4所示。

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图4

③设置完成后,单击“确定”按钮回到工作表编辑状态。当在选定单元格中输入小于1的整数、小数或文字时,则会弹出警告信息告知在该单元格中该输入什么数据,如图5所示。

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图5

例3 设置输入数据为指定有效序列

有些单元格中需要输入的数据有几个固定值可选,此时不必手工输入,可以通过数据有效性功能来设置可选择序列,从而实现选择输入,其操作方法如下。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域,单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

②在“允许”框下拉菜单中选中“序列”选项,在“来源”框中输入包含在下拉数据序列中的数据或文字,键入时要注意内容之间必须用半角逗号隔开,如图6所示。

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图6

③设置完成后,单击“确定”按钮回到表格编辑状态。选中设置了数据序列的单元格,其右边都会出现一个下拉箭头,单击即可打开下拉菜单,如图7所示,从中选择所需数据即可。

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图7

提示:在设置序列来源时,如果要作为填充序列的数据已输入到工作表中,可以单击“来源”框右侧的拾取器按钮,在工作表中选择该下拉序列所包含的内容。但是在选择来源时只能从当前工作表中选择,而无法从其他工作表中选择,因此在设置来源时,可以事先将序列来源数据复制到当前工作表中以便选择。

例4 当输入重复的产品编码时提示警告信息

数据有效性条件可以设置为公式,当在设置了数据有效性的单元格中输入不满足公式条件的值时,则会弹出错误提示。如通过本例有效性条件的设置可以实现避免输入重复的产品编码。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域(如本例选择“编码”列从C3单元格开始的单元格区域)。单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

②在“允许”框下拉菜单中选中“自定义”选项。在“公式”编辑栏中输入公式:=COUNTIF(C:C,C3)=1,如图8所示。

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图8

③切换到“出错警告”选项卡下,设置警告信息,如图9所示。

④设置完成后,单击“确定”按钮,当在设置了数据有效性的单元格区域中输入了相同的产品编码时则会弹出错误提示,如图10所示。

提示:①=COUNTIF(C:C,C3)=1表示判断C:C单元格区域中与C3单元格相同的值是否为1,如果不为1则会提示错误信息。

②选中的设置数据有效性的单元格区域中的第一个单元格公式为=COUNTIF(C:C,C3)=1(如本例中的C3单元格),第二个单元格公式为=COUNTIF(C:C,C4)=1(如本例中的C4单元格),依此类推。

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图9

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图10

例5 当输入错误日期值时提示警告信息

数据有效性条件可以设置为公式,当在设置了数据有效性的单元格中输入不满足公式条件的值时,则会弹出错误提示。如通过本例数据有效性条件的设置可以实现在指定单元格中只能输入正确的日期值。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域(如本例选择“进货日期”列从A2单元格开始的单元格区域)。单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

②在“允许”框下拉菜单中选中“自定义”选项。在“公式”编辑栏中输入公式:=TYPE(A2)=1,如图11所示。

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图11

③切换到“出错警告”选项卡下,设置警告信息,如图12所示。

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图12

④设置完成后,单击“确定”按钮,当在设置了数据有效性的单元格区域中输入了错误格式的日期时会弹出错误提示,如图13所示。

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图13

例6 当出货数量大于进货数量时提示警告信息

数据有效性条件可以设置为公式,当在设置了数据有效性的单元格中输入不满足公式条件的值时,则会弹出错误提示。如通过本例有效性条件的设置可以实现避免输入的出货数量大于进货数量,具体操作方法如下。

①选中需要设置数据有效性的单元格区域(如本例选择“出货数量”列从F2单元格开始的单元格区域)。单击“数据”标签,在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

②在“允许”框下拉菜单中选中“自定义”选项,在“公式”编辑栏中输入公式:=IF((F2<E2),FALSE,TRUE)=FALSE,如图14所示。

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图14

③切换到“出错警告”选项卡下,设置出错警告信息,如图15所示。

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图15

④设置完成后,单击“确定”按钮,当在设置了数据有效性的单元格区域中输入了大于进货数量的数值时会弹出错误提示,如图16所示。

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图16

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